請求書の発行方法｜書き方・必要項目・電子請求書とインボイスの基本
請求書の発行は、『請求先・発行者・取引内容・金額・支払期限・振込先などの必要項目を記載し、紙またはPDFで相手に送る』のが基本です。テンプレートや会計ソフトを使えば、はじめてでも簡単に作れます。近年はメールでPDFを送る電子請求書も一般的で、インボイス制度への対応も必要です。請求書の書き方と発行の流れを知っておきましょう。
「請求書はどう発行する?」「必要な項目は?」という方に向けて、この記事では請求書の必要項目、書き方、電子請求書、インボイスの基本を解説します。
この記事でわかること
- 請求書に必要な記載項目
- 請求書の書き方・作成方法
- 電子請求書(PDF・メール)の送り方
- インボイス制度・保存期間の基本
★ あわせて準備したい
請求書・帳簿の用紙
紙で請求書を発行するなら、市販の請求書用紙やテンプレートが便利です。帳簿管理とあわせて、書類をきちんと整えましょう。
01
請求書に必要な記載項目
請求書には、一般的に次の項目を記載します。
- タイトル:「請求書」と明記
- 請求先:相手の会社名・氏名
- 発行者:自分の名前・住所・連絡先
- 発行日・請求番号
- 取引内容:品目・数量・単価
- 金額:小計・消費税・合計
- 支払期限・振込先:銀行口座など
これらを漏れなく記載することで、相手が支払いをスムーズに行えます。
02
請求書の書き方・作成方法
請求書は、いくつかの方法で作成できます。
- テンプレートを使う:無料の請求書テンプレート(表計算・文書ソフト)を活用
- 会計ソフト・請求書サービス:項目を入力するだけで作成・送付できる
- 市販の請求書用紙:手書きで作成
はじめてなら、無料のテンプレートや、請求書作成サービスを使うのが簡単です。必要項目があらかじめ用意されているので、入力するだけで体裁の整った請求書が作れます。計算ミスも防げます。
03
電子請求書の送り方
近年は、紙ではなく電子請求書(PDF)をメールで送るのが一般的になっています。
- 請求書をPDF形式で保存する
- メールに添付して、相手に送る
- 請求書サービスから、直接送付できるものも
- 送付の前に、内容(金額・振込先)を確認する
電子請求書は、印刷・郵送の手間がなく、すぐに届きます。相手が電子での受け取りに対応しているか、事前に確認しておくとよいでしょう。
04
インボイス制度との関係
2023年10月から始まったインボイス制度に対応する場合、請求書の記載が変わります。
- 適格請求書(インボイス)には、登録番号・適用税率・消費税額などの記載が必要
- 発行するには、適格請求書発行事業者の登録が必要
- 取引先が仕入税額控除を受けるために、インボイスを求めることがある
- 自分が課税事業者か免税事業者かで、対応が変わる
事業として継続的に請求書を発行するなら、インボイス制度への対応を確認しましょう。登録番号や税率の記載が必要になります。自分の状況での対応は、税務署や税理士に相談すると確実です。
05
請求書の保存期間
発行した請求書(の控え)は、一定期間保存する必要があります。
- 事業者は、請求書の控えを保存する義務がある
- 保存期間は、原則7年(法人・個人で扱いが異なる場合あり)
- 電子で発行したものは、電子帳簿保存法に沿った保存が必要なことも
- 取引の証拠として、整理して保管する
請求書は、後で取引内容を確認したり、税務調査の際の資料になったりします。控えをきちんと保存しておきましょう。
06
発行時の注意点
請求書を発行するときの、注意点です。
- 金額・振込先の記載ミスに注意する(送付前に確認)
- 支払期限を明記し、いつまでに支払ってほしいか伝える
- 消費税の計算を正しく行う
- 控えを保存しておく
- 振込手数料の負担(どちらが持つか)を確認しておく
請求書は、お金に関わる大切な書類です。発行前に内容をよく確認し、ミスのないように送りましょう。
★ あわせて準備したい
書類を整理して保管
発行した請求書の控えは、ファイルにまとめて保管すると管理しやすくなります。取引の記録を整理して、きちんと残しておきましょう。
よくある質問
Q. 請求書には何を書けばいいですか？
A. 「請求書」というタイトル、請求先(相手の会社名・氏名)、発行者(自分の名前・住所・連絡先)、発行日・請求番号、取引内容(品目・数量・単価)、金額(小計・消費税・合計)、支払期限・振込先(銀行口座など)を記載します。これらを漏れなく書くことで、相手がスムーズに支払えます。
Q. 請求書はどうやって作ればいいですか？
A. 無料の請求書テンプレート(表計算・文書ソフト)を使う、会計ソフトや請求書作成サービスで項目を入力する、市販の請求書用紙に手書きする方法があります。はじめてなら、必要項目が用意されたテンプレートやサービスを使うと、入力するだけで体裁の整った請求書が作れ、計算ミスも防げます。
Q. 請求書はメールで送ってもいいですか？
A. 近年は電子請求書(PDF)をメールで送るのが一般的です。請求書をPDF形式で保存してメールに添付するか、請求書サービスから直接送付します。印刷・郵送の手間がなくすぐに届きます。相手が電子での受け取りに対応しているか事前に確認し、送付前に金額・振込先を確認しましょう。
Q. インボイス制度に対応した請求書とは？
A. 適格請求書(インボイス)には、登録番号・適用税率・消費税額などの記載が必要です。発行するには適格請求書発行事業者の登録が必要で、取引先が仕入税額控除を受けるために求めることがあります。自分が課税事業者か免税事業者かで対応が変わるため、税務署や税理士に相談すると確実です。
Q. 発行した請求書は保存しないといけませんか？
A. 事業者は請求書の控えを保存する義務があり、保存期間は原則7年です(法人・個人で扱いが異なる場合あり)。電子で発行したものは電子帳簿保存法に沿った保存が必要なこともあります。後で取引内容を確認したり税務調査の資料になったりするため、控えをきちんと保存しましょう。
この記事のまとめ
- 請求書は請求先・発行者・取引内容・金額・支払期限・振込先などの必要項目を記載して発行
- テンプレートや会計ソフト・請求書サービスを使えばはじめてでも簡単に作れる
- 近年はPDFをメールで送る電子請求書が一般的。送付前に内容を確認
- インボイス制度に対応する場合は登録番号・税率・消費税額の記載が必要
- 請求書の控えは原則7年保存。金額・振込先のミスに注意して発行する
EDITORIAL TEAM
こもれび編集部 ｜ お役立ち情報担当
監修：終活・遺品整理の実務に詳しい編集チーム
本記事は公的機関の情報や一般的な実務をふまえて編集部が作成し、定期的に見直しています。内容に誤りがあれば編集部までご連絡ください。
最終更新日: 2026年06月12日
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