報告書の作成方法｜伝わる書き方の基本構成とわかりやすく書くコツ
報告書は、『何を伝えるか(要点)を最初に書き、経過・結果・所感を整理して、読み手に分かりやすく伝える』のが作成の基本です。だらだら書くのではなく、結論を先に、5W1Hを意識して簡潔に。テンプレートを使えば、はじめてでも体裁の整った報告書が作れます。伝わる報告書の構成と、書き方のコツを知っておきましょう。
「報告書はどう書けばいい?」「分かりやすく書くには?」という方に向けて、この記事では報告書の基本構成、書き方、わかりやすく書くコツを解説します。
この記事でわかること
- 報告書の基本構成
- わかりやすく書くコツ
- 5W1Hと事実・意見の分け方
- テンプレートの活用と体裁
★ あわせて準備したい
文書作成の参考書
報告書やビジネス文書の書き方は、本で学ぶと身につきます。文書作成の本で、伝わる書き方のコツを押さえましょう。
01
報告書の基本構成
報告書には、基本となる構成があります。この順に書くと、伝わりやすくなります。
- 表題・日付・宛先・作成者:何の報告か、いつ、誰宛か
- 要点(結論):最も伝えたいことを最初に
- 経過・内容:何をどうしたか、事実を整理
- 結果:どうなったか
- 所感・今後:気づきや、今後の対応(必要なら)
最初に結論(要点)を書くのが、報告書のポイントです。読み手は、まず『結局どうだったか』を知りたいからです。
02
結論を先に書く
報告書で最も大切なのが、結論を先に書くことです。
- 『何が言いたいか』を、最初に伝える
- 読み手は、忙しい中で要点を知りたい
- 結論→理由・経過、の順で書く
- だらだらと経過から書くと、要点が伝わりにくい
『結論から書く』は、報告書だけでなく、ビジネス文書全般の基本です。最初に要点を伝え、その後に詳しい経過や理由を書くと、読み手が短時間で内容を理解できます。
03
5W1Hで整理する
分かりやすい報告書には、5W1Hが欠かせません。
- When(いつ):日時
- Where(どこで):場所
- Who(誰が):関係者
- What(何を):内容
- Why(なぜ):理由・目的
- How(どのように):方法・経過
5W1Hを意識すると、必要な情報がもれなく整理できます。読み手の『いつ?どこで?』という疑問に、あらかじめ答えられます。
04
事実と意見を分ける
報告書では、事実と意見(所感)を分けて書くことが大切です。
- 事実:起こったこと、データ、結果。客観的に
- 意見・所感:自分の考え、気づき、提案
- 事実と意見を混ぜると、何が事実か分からなくなる
- 意見は『所感』『考察』として、分けて書く
事実と意見が混ざると、報告書の信頼性が下がります。『何が起きたか(事実)』と『自分はどう考えるか(意見)』を、はっきり分けて書きましょう。読み手が、事実を正確に把握できます。
05
わかりやすく書くコツ
読み手に伝わる、わかりやすい報告書のコツです。
- 一文を短く、簡潔に書く
- 専門用語・あいまいな表現を避ける
- 箇条書き・見出しで、整理する
- 数字・具体例を使い、具体的に
- 誤字脱字をチェックする
報告書は、読み手に正確に伝わることが目的です。短く・具体的に・整理して書くことを心がけましょう。書いた後に読み返すと、分かりにくい部分が見つかります。
06
テンプレートの活用と体裁
報告書は、テンプレートを使うと効率よく作れます。
- 報告書のテンプレート(文書ソフト)を活用する
- 基本の構成があらかじめ用意されている
- 体裁(表題・日付・宛先・本文)を整える
- 会社・組織に決まった様式があれば、それに従う
- 用途(日報・出張報告・業務報告など)に合ったものを
テンプレートを使えば、構成や体裁に迷わず、内容に集中できます。はじめてでも、整った報告書が作れます。用途に合ったテンプレートを選んで、活用しましょう。
★ あわせて準備したい
書類を整理して保管
作成した報告書や資料は、ファイルにまとめて保管すると管理しやすくなります。書類を整理して、必要なときに取り出せるようにしましょう。
よくある質問
Q. 報告書はどんな構成で書けばいいですか？
A. 表題・日付・宛先・作成者、要点(結論)、経過・内容、結果、所感・今後、の構成が基本です。この順に書くと伝わりやすくなります。特に大切なのは、最も伝えたいこと(結論)を最初に書くことです。読み手はまず『結局どうだったか』を知りたいからです。
Q. 報告書はなぜ結論を先に書くのですか？
A. 読み手は忙しい中で要点を知りたいからです。最初に『何が言いたいか』を伝え、その後に理由・経過を書くと、読み手が短時間で内容を理解できます。だらだらと経過から書くと要点が伝わりにくくなります。『結論から書く』はビジネス文書全般の基本です。
Q. 5W1Hとは何ですか？
A. When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)の6つの要素です。これを意識すると必要な情報がもれなく整理でき、読み手の『いつ?どこで?』という疑問にあらかじめ答えられます。報告書をわかりやすくするために欠かせません。
Q. 事実と意見はどう書き分けますか？
A. 事実(起こったこと・データ・結果)は客観的に書き、意見・所感(自分の考え・気づき・提案)は『所感』『考察』として分けて書きます。事実と意見が混ざると何が事実か分からなくなり、報告書の信頼性が下がります。『何が起きたか』と『自分はどう考えるか』をはっきり分けましょう。
Q. わかりやすい報告書を書くコツは？
A. 一文を短く簡潔に書く、専門用語やあいまいな表現を避ける、箇条書き・見出しで整理する、数字・具体例で具体的に書く、誤字脱字をチェックする、ことです。報告書は読み手に正確に伝わることが目的なので、短く・具体的に・整理して書き、書いた後に読み返すと分かりにくい部分が見つかります。
この記事のまとめ
- 報告書は表題・要点(結論)・経過・結果・所感の構成。結論を先に書く
- 読み手は要点を知りたい。結論→理由・経過の順で書くと伝わりやすい
- 5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように)で必要な情報をもれなく整理
- 事実と意見(所感)を分けて書く。混ぜると信頼性が下がる
- 一文を短く・具体的に・箇条書きで整理。テンプレートで体裁を整える
EDITORIAL TEAM
こもれび編集部 ｜ お役立ち情報担当
監修：終活・遺品整理の実務に詳しい編集チーム
本記事は公的機関の情報や一般的な実務をふまえて編集部が作成し、定期的に見直しています。内容に誤りがあれば編集部までご連絡ください。
最終更新日: 2026年06月14日
