領収書の発行方法｜書き方・必要項目・収入印紙と電子領収書の基本
領収書の発行は、『代金を受け取った証明として、宛名・金額・但し書き・日付・発行者などを記載して相手に渡す』のが基本です。手書きでも、市販の用紙やソフトでも作成できます。金額によっては収入印紙が必要です。近年はPDFの電子領収書も使われます。書き方や収入印紙のルール、注意点を知っておきましょう。
「領収書はどう発行する?」「収入印紙はいる?」という方に向けて、この記事では領収書の必要項目、書き方、収入印紙、電子領収書の基本を解説します。
この記事でわかること
- 領収書に必要な記載項目
- 領収書の書き方(宛名・但し書き)
- 収入印紙が必要な金額と貼り方
- 電子領収書・保存期間の基本
★ あわせて準備したい
領収書の用紙
紙で領収書を発行するなら、市販の領収書用紙が便利です。控えが残る複写式を選ぶと、記録の管理もしやすくなります。
01
領収書に必要な記載項目
領収書には、一般的に次の項目を記載します。
- タイトル:「領収書」と明記
- 宛名:支払った相手の会社名・氏名
- 金額:受け取った金額(改ざん防止の工夫を)
- 但し書き:何の代金か(例:お品代として)
- 日付:受け取った日
- 発行者:自分の名前・住所(押印することも)
これらを記載することで、正式な受領の証明になります。
02
宛名・但し書きの書き方
領収書で迷いやすいのが、宛名と但し書きです。
- 宛名:相手の正式名称を書く。『上様』は避けるのが望ましい
- 但し書き:具体的に書く(例:『書籍代として』)。『お品代』でも可だが、具体的なほうがよい
- 宛名・但し書きは、相手が経費として使うために大切
相手が領収書を経費精算に使う場合、宛名と但し書きが具体的であることが求められます。『上様』『お品代』でも無効ではありませんが、正式名称と具体的な但し書きにすると、相手が使いやすくなります。
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収入印紙が必要な場合
領収書は、金額によって収入印紙が必要です。
- 記載金額が5万円以上の領収書には、収入印紙を貼る
- 金額に応じて、必要な印紙の額が決まっている
- 印紙を貼り、消印(割印)を押す
- クレジットカード払いの場合は、印紙不要(その旨を記載)
- 電子領収書(PDF)は、印紙不要
5万円以上の領収書には収入印紙が必要で、貼り忘れると過怠税の対象になることがあります。ただし、PDFなどの電子領収書には印紙が不要です。紙で発行するか電子で発行するかで、印紙の要否が変わる点を覚えておきましょう。
04
電子領収書の発行
近年は、PDFなどの電子領収書も使われています。
- 領収書をPDFで作成し、メールで送る
- 電子領収書は、収入印紙が不要
- 会計ソフト・領収書サービスで作成・送付できる
- 電子で発行したものは、適切に保存する
電子領収書は、印紙代がかからず、郵送の手間もありません。相手が電子での受け取りに対応しているか確認して、活用しましょう。
05
領収書の保存期間
発行した領収書(の控え)も、保存が必要です。
- 事業者は、領収書の控えを保存する義務がある
- 保存期間は、原則7年(個人・法人で扱いが異なる場合あり)
- 複写式の用紙なら、控えが手元に残る
- 電子で発行したものは、電子帳簿保存法に沿った保存を
領収書の控えは、取引の証拠であり、税務上の資料にもなります。きちんと整理して保存しておきましょう。
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発行時の注意点
領収書を発行するときの、注意点です。
- 金額の改ざんを防ぐ(『¥』『-』『※』などで囲む、3桁ごとにカンマ)
- 二重発行をしない(再発行は『再発行』と明記)
- 収入印紙の要否を確認する(5万円以上・紙の場合)
- 宛名・但し書きを正しく書く
- 控えを保存する
領収書は、お金を受け取った証明となる大切な書類です。改ざん防止や二重発行に注意し、正しく発行しましょう。
★ あわせて準備したい
書類を整理して保管
発行した領収書の控えは、ファイルにまとめて保管すると管理しやすくなります。取引の記録を整理して、きちんと残しておきましょう。
よくある質問
Q. 領収書には何を書けばいいですか？
A. 「領収書」というタイトル、宛名(支払った相手の会社名・氏名)、金額(改ざん防止の工夫を)、但し書き(何の代金か)、日付(受け取った日)、発行者(自分の名前・住所、押印することも)を記載します。これらを書くことで正式な受領の証明になります。
Q. 領収書の宛名や但し書きはどう書きますか？
A. 宛名は相手の正式名称を書き、『上様』は避けるのが望ましいです。但し書きは『書籍代として』など具体的に書きます(『お品代』でも可ですが具体的なほうがよい)。相手が経費精算に使う場合、宛名と但し書きが具体的であることが求められるため、正式名称と具体的な記載を心がけましょう。
Q. 領収書に収入印紙は必要ですか？
A. 記載金額が5万円以上の紙の領収書には収入印紙が必要で、貼って消印(割印)を押します。金額に応じて必要な印紙額が決まっています。クレジットカード払いはその旨を記載すれば印紙不要、PDFなどの電子領収書も印紙不要です。貼り忘れると過怠税の対象になることがあります。
Q. 電子領収書(PDF)を発行してもいいですか？
A. 問題ありません。領収書をPDFで作成してメールで送れます。電子領収書は収入印紙が不要で、印紙代がかからず郵送の手間もありません。会計ソフトや領収書サービスで作成・送付でき、相手が電子での受け取りに対応しているか確認して活用しましょう。発行したものは適切に保存します。
Q. 発行した領収書は保存が必要ですか？
A. 事業者は領収書の控えを保存する義務があり、保存期間は原則7年です(個人・法人で扱いが異なる場合あり)。複写式の用紙なら控えが手元に残ります。電子で発行したものは電子帳簿保存法に沿った保存が必要です。取引の証拠であり税務上の資料にもなるため、整理して保存しましょう。
この記事のまとめ
- 領収書は宛名・金額・但し書き・日付・発行者などを記載して、受領の証明として発行
- 宛名は正式名称、但し書きは具体的に。相手の経費精算のために大切
- 記載金額5万円以上の紙の領収書には収入印紙が必要(消印を押す)。電子は印紙不要
- PDFの電子領収書は印紙不要で郵送も不要。相手の対応を確認して活用
- 控えは原則7年保存。金額の改ざん防止・二重発行に注意して発行する
EDITORIAL TEAM
こもれび編集部 ｜ お役立ち情報担当
監修：終活・遺品整理の実務に詳しい編集チーム
本記事は公的機関の情報や一般的な実務をふまえて編集部が作成し、定期的に見直しています。内容に誤りがあれば編集部までご連絡ください。
最終更新日: 2026年06月13日
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