情報の整理方法｜書類・データ・契約をまとめて家族に残すコツ

情報の整理とは、『書類・データ・契約・口座など、自分や家族に必要な情報を、分かりやすくまとめて、いざというときに使えるようにすること』です。情報がバラバラだと、必要なときに見つからず、本人しか分からない情報は家族が困ります。終活としても、情報整理は大切。書類・デジタル・契約をまとめて、家族に残す方法を知っておきましょう。

「情報をどう整理すればいい?」「家族に残したい」という方に向けて、この記事では情報の整理方法と、家族に残すコツを解説します。

この記事でわかること

情報整理の基本と対象
書類・データ・契約の整理
エンディングノートの活用
家族への伝え方・更新

★ あわせて準備したい

情報をまとめるノート

大切な情報をまとめるには、エンディングノートが便利です。項目に沿って書くだけで、書類・契約・口座などの情報を整理できます。

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まとめるが基本

バラバラを一か所に

家族が分かるように

本人だけにしない

更新が大切

情報整理の基本と対象

情報整理は、自分や家族に必要な情報を、分かりやすくまとめることです。主な対象です。

書類:契約書、保険証券、権利証、重要書類
お金:預貯金、ネット口座、保険、有価証券、負債
契約:公共料金、サブスク、各種サービス
デジタル:パスワード、データ、ネットアカウント
連絡先:親族、友人、専門家

情報は、種類が多く、本人しか把握していないことがよくあります。これらをまとめて整理すれば、自分も家族も、必要なときに分かります。

書類の整理

情報整理の基本となる、書類の整理です。

重要書類を、種類別にファイル・ケースにまとめる
不要な書類を処分し、必要なものを残す
保管場所を一か所に決める
個人情報を含む不要書類は、安全に廃棄

書類は、種類別にまとめ、一か所に保管するのが基本です。契約書・保険・権利証など重要書類は、いざというとき必要です。バラバラにせず、分かりやすく整理しておきましょう。書類整理のコツは、関連記事もご覧ください。

デジタル情報の整理

近年は、デジタル情報の整理も欠かせません。

パスワード・ID(保管場所をまとめる)
ネット口座・暗号資産(一覧にする)
サブスク・ネットサービス(把握・整理)
写真・データ(バックアップ・保存場所)
SNS・メールアカウント

デジタル情報は、本人しか分からないことが多く、整理しておかないと家族が困ります。パスワードの保管場所や、ネット口座の一覧を整理しておきましょう。デジタル遺産の整理は、関連記事もご覧ください。

契約・お金の情報整理

契約やお金の情報も、整理しておきましょう。

加入している契約(保険・公共料金・サブスク)を一覧に
預貯金・口座を一覧に(資産管理ノート・財産目録)
負債も書いておく
連絡先(金融機関・保険会社・専門家)を記す

契約やお金の情報は、本人しか分からないと、家族が見逃したり、解約できなかったりします。加入している契約や口座を一覧にしておけば、いざというとき家族が把握できます。財産目録や資産管理ノートを活用すると便利です。

エンディングノートの活用

情報整理には、エンディングノートが便利です。

書類・お金・契約・デジタル・連絡先などを、項目に沿って書ける
医療・介護の希望、葬儀の希望なども書ける
家族へのメッセージも残せる
市販のノートや、自分で作るノートでもよい

エンディングノートは、情報を整理してまとめるのに最適です。項目に沿って書くだけで、必要な情報がそろいます。お金や契約、デジタル情報、希望などを、一冊にまとめられます。情報整理の入口として、活用しましょう。

家族への伝え方・更新

情報整理は、家族に伝え、更新してこそ役立ちます。

情報をまとめた場所(ノート・ファイル)を、信頼できる家族に伝える
本人しか分からない状態にしない
情報が変わったら、定期的に更新する
パスワードなど重要な情報は、安全に管理する
古い情報のままにしない

情報整理は、家族に伝えてこそ意味があります。まとめた情報の保管場所を、信頼できる家族に伝えましょう。また、情報は変わっていくため、定期的に更新を。整理して、伝えて、更新する。この3つで、いざというとき家族が困りません。終活として、元気なうちに進めましょう。

★ あわせて準備したい

情報を保管するファイル

整理した情報や書類は、ファイルやケースにまとめて保管しましょう。一か所に整理して、家族にも分かるようにしておくと安心です。

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よくある質問

Q. 情報整理とは何を整理することですか？

A. 書類(契約書・保険証券・権利証)、お金(預貯金・ネット口座・保険・有価証券・負債)、契約(公共料金・サブスク)、デジタル(パスワード・データ・アカウント)、連絡先(親族・友人・専門家)など、自分や家族に必要な情報を分かりやすくまとめることです。本人しか把握していない情報を整理すれば、いざというとき家族も分かります。

Q. 書類はどう整理すればいいですか？

A. 重要書類を種類別にファイル・ケースにまとめ、不要な書類を処分して必要なものを残し、保管場所を一か所に決め、個人情報を含む不要書類は安全に廃棄します。契約書・保険・権利証など重要書類はいざというとき必要なので、バラバラにせず分かりやすく整理しておきましょう。

Q. デジタル情報も整理が必要ですか？

A. 必要です。パスワード・IDの保管場所をまとめ、ネット口座・暗号資産を一覧にし、サブスク・ネットサービスを把握・整理し、写真・データの保存場所を決め、SNS・メールアカウントも整理します。デジタル情報は本人しか分からないことが多く、整理しておかないと家族が困ります。

Q. 情報整理にエンディングノートは使えますか？

A. 便利です。書類・お金・契約・デジタル・連絡先などを項目に沿って書け、医療・介護の希望、葬儀の希望、家族へのメッセージも残せます。市販のノートや自分で作るノートでもよく、項目に沿って書くだけで必要な情報がそろいます。情報整理の入口として活用しましょう。

Q. 整理した情報はどうすればいいですか？

A. 情報をまとめた場所(ノート・ファイル)を信頼できる家族に伝え、本人しか分からない状態にしないことが大切です。情報が変わったら定期的に更新し、パスワードなど重要な情報は安全に管理し、古い情報のままにしません。整理して、伝えて、更新する。この3つでいざというとき家族が困りません。