紙書類の電子化のすすめ｜スキャンでスッキリ保管・管理する方法

紙書類の電子化とは、『紙の書類をスキャンしてデータにし、かさばらず・探しやすく保管すること』です。書類はためこむと、場所を取り、探すのも大変。電子化すれば、スペースを取らず、検索もしやすくなります。ただし、原本を残すべき書類もあるので注意。終活での書類整理にも役立つ、紙書類の電子化の方法を知っておきましょう。

「紙書類を電子化したい」「すっきり管理したい」という方に向けて、この記事では紙書類の電子化の方法と、注意点を解説します。

この記事でわかること

紙書類の電子化のメリット
電子化の方法(スキャナー・アプリ)
電子化できる書類・原本を残す書類
保存・バックアップ・終活での活用

★ あわせて準備したい

書類スキャナー

紙書類を電子化するなら、スキャナーが便利です。高速で取り込めるものを選んで、書類をデータで整理しましょう。

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かさばらない省スペース

データで保管

検索しやすい

探す手間が減る

原本が要る書類も

注意

Contents

紙書類の電子化のメリット
電子化の方法
電子化できる書類・残す書類
ファイルの整理・保存
バックアップ・個人情報の注意
終活での書類整理
よくある質問

紙書類の電子化のメリット

紙書類を電子化すると、たくさんのメリットがあります。

かさばらず、省スペースになる
検索しやすく、探す手間が減る
劣化・紛失を防げる(バックアップ)
共有しやすい
大量の書類を、すっきり整理できる

書類は、ためこむと場所を取り、探すのも大変です。電子化すれば、かさばらず、検索もしやすくなります。紙の書類を減らして、すっきり整理できます。

電子化の方法

紙書類を電子化する、主な方法です。

スキャナー:書類を取り込む。大量・きれいに残せる
ドキュメントスキャナー:高速で連続スキャン
スマホアプリ:撮影してデータ化。手軽
PDF形式で保存するのが一般的

大量の書類を電子化するなら、ドキュメントスキャナーが便利です。連続で素早く取り込めます。少量なら、スマホアプリで撮影するだけでもOK。PDF形式で保存し、ファイル名を分かりやすくしておくと、後で探しやすくなります。

電子化できる書類・残す書類

書類によって、電子化していい物と、原本を残すべき物があります。

電子化していい:取扱説明書、明細、控え、一般的な書類
原本を残すべき:不動産の権利証、契約書の原本、印鑑証明、重要な公的書類
電子化しても、原本が必要なものは紙で保管
迷う書類は、原本を残しておく

取扱説明書や明細などは、電子化して紙を処分してOKです。一方、不動産の権利証や、契約書の原本、重要な公的書類は、原本が必要なので紙で保管します。電子化はあくまで控えと考え、原本が重要なものは残しましょう。

ファイルの整理・保存

電子化したデータは、整理して保存します。

種類・年ごとに、フォルダで分ける
分かりやすいファイル名をつける
検索できるよう、キーワードを含める
パソコン・外付け・クラウドに保存

電子化しても、整理しないと探せません。種類・年ごとにフォルダで分け、分かりやすいファイル名をつけましょう。検索しやすいよう、ファイル名にキーワードを含めると便利です。整理して保存すれば、紙より探しやすくなります。

バックアップ・個人情報の注意

電子化したデータは、バックアップと、個人情報の管理が大切です。

大切なデータは、2か所以上にバックアップ
パソコンの故障に備える
個人情報を含むデータは、安全に管理
電子化した後、紙を処分するときはシュレッダーで

電子化したデータも、パソコンが故障すると失われます。2か所以上にバックアップしましょう。また、書類には個人情報が含まれるので、データを安全に管理し、電子化後に紙を処分するときは、シュレッダーで安全に処分しましょう。

終活での書類整理

紙書類の電子化は、終活でも役立ちます。

大量の書類を電子化し、紙を減らす
重要な書類(原本)は、分かりやすくまとめる
電子データの保存場所を、家族に伝える
不要な書類を、安全に処分する
エンディングノートに、書類の場所を記す

終活として書類を整理するとき、電子化で紙を減らせば、家族の負担も減ります。ただし、重要な書類(原本)は紙で残し、分かりやすくまとめましょう。電子データの保存場所も家族に伝えておけば、いざというとき困りません。書類整理とあわせて進めましょう。

★ あわせて準備したい

重要書類の保管に

電子化せず原本を残す重要書類は、ファイルやケースにまとめて保管しましょう。一か所に整理しておくと安心です。

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よくある質問

Q. 紙書類を電子化するメリットは何ですか？

A. かさばらず省スペースになる、検索しやすく探す手間が減る、劣化・紛失を防げる(バックアップ)、共有しやすい、大量の書類をすっきり整理できる、ことです。書類はためこむと場所を取り探すのも大変なため、電子化すればかさばらず検索もしやすく、紙の書類を減らしてすっきり整理できます。

Q. 紙書類はどうやって電子化しますか？

A. スキャナー(大量・きれいに残せる)、ドキュメントスキャナー(高速で連続スキャン)、スマホアプリ(撮影してデータ化、手軽)があり、PDF形式で保存するのが一般的です。大量ならドキュメントスキャナー、少量ならスマホアプリで撮影するだけでOKで、ファイル名を分かりやすくすると後で探しやすくなります。

Q. 電子化してはいけない書類はありますか？

A. 取扱説明書・明細・控え・一般的な書類は電子化して紙を処分してOKですが、不動産の権利証・契約書の原本・印鑑証明・重要な公的書類は原本が必要なので紙で保管します。電子化はあくまで控えと考え、原本が重要なものは残し、迷う書類は原本を残しておきましょう。

Q. 電子化したデータはどう保存すればいいですか？

A. 種類・年ごとにフォルダで分け、分かりやすいファイル名をつけ、検索できるようキーワードを含め、パソコン・外付け・クラウドに保存します。電子化しても整理しないと探せないため、フォルダ分けと分かりやすいファイル名が大切で、整理して保存すれば紙より探しやすくなります。

Q. 電子化したデータの注意点は？

A. 大切なデータは2か所以上にバックアップしてパソコンの故障に備え、個人情報を含むデータは安全に管理し、電子化後に紙を処分するときはシュレッダーで安全に処分します。電子化したデータもパソコンが故障すると失われるためバックアップが大切で、書類には個人情報が含まれるので安全な管理と処分が必要です。